KURUMSAL MÜDÜRLÜKLERÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Özel Kalem Müdürlüğü

Özel Kalem Müdürlüğü

Müdür: Abdulkadir BAŞ
Tel: 0 256 444 80 09 – 1513
E-posta: abdulkadir.bas@efeler.bel.tr
Adres: Efeler Belediye Başkanlığı Yedi Eylül Mah. İzmir Caddesi No:5 Efeler/AYDIN

Müdürlüğün Görevleri
  • Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,
  • Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek
  • Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
  • Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vs. önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek
  • Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
  • Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
  • Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
  • Başkanlık makamı randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
  • Başkanı’nın talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
  • Belediye Meclisi, Belediye Encümeni, Belediye’de hizmet veren Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
  • Çağdaş belediyecilik anlayışı ile vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözümü için, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
  • Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık, aylık programlarını hazırlayarak takip etmek.
  • Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek. 

Teşkilat Şeması

Hizmet Standartları

SIRA

NO

HİZMETİN ADI

BAŞVURUDA İSTENEN BELGELER

HİZMETİN TAMAMLANMA SÜRESİ (EN GEÇ)

  1

 

Evrak kaydı

Her türlü Gelen Giden Evrak

     10 dk.

  2

Kurum İçi ve Dışarıdan Dilekçeler

Kişilerin ve yazılı dilekçeleri varsa ekleri

 

      10 dk.

  3

Belediye Başkanına ziyaret, kutlama, istek ve şikâyet için gelen vatandaşların görüşmelerinin intizam içinde sağlanması

 

İstek ve Şikâyetler göre varsa bilgi ve belgeler

       1 saat

 4

Makama gelen evrakların başkana imzalattıktan sonra ilgili birimlere dağıtılması

Servisler veya vatandaşın ilgili belgeleri

       1 saat              

 

Başvuru esnasında yukarıda belirtilen belgelerin dışında belge istenilmesi, eksiksiz belge ile başvuru yapılmasına rağmen hizmetin belirtilen sürede tamamlanmaması veya yukarıdaki tabloda bazı hizmetlerin bulunmadığının tespiti durumunda ilk müracaat yerine ya da ikinci müracaat yerine başvurunuz.

İlk Müracaat Yeri        :                                                                                              İkinci Müracaat Yeri   :

İsim                             : Abdulkadir BAŞ                                                                   İsim                             : M. Mesut ÖZAKCAN

Unvan                         : Özel Kalem Müdürü                                                             Unvan                         : Belediye Başkanı

Adres                          : Efeler Belediyesi                                                                  Adres                          :Efeler Belediyesi

Tel                               : 444 80 09                                                                             Tel                               :444 80 09

Fax                              :                                                                                                Fax                              :

e-posta                        : özelkalem@efeler.bel.tr                                                    e-posta                        : özelkalem@efeler.bel.tr

Dokümanlar