KURUMSAL MÜDÜRLÜKLERÖZEL KALEM MÜDÜRLÜĞÜ

Özel Kalem Müdürlüğü

Özel Kalem Müdürlüğü

Müdür: Abdulkadir BAŞ
Tel: 0 256 444 80 09 – 1513
E-posta: abdulkadir.bas@efeler.bel.tr
Adres: Efeler Belediye Başkanlığı Yedi Eylül Mah. İzmir Caddesi No:5 Efeler/AYDIN

Müdürlüğün Görevleri
  • Harcama yetkilisi eliyle, Belediye Başkanı adına Temsil Tören ve Ağırlama Bütçesi’ni kullanmak,
  • Belediye Başkanı’nın resmi, özel ve gizlilik taşıyan yazışmalarını yürütmek
  • Belediye Başkanına ve müdürlüğe gelen, giden evrakın giriş, çıkış, kayıt, değerlendirme ve ilgili birimlere gönderilmesi, teslim edilmesi, dosyalanmasını, arşivlenmesini; Belediye Başkanı’nın imzalaması, onaylaması gereken evrakın sunulması ve ilgili birimlere iletilmesini sağlamak.
  • Belediye Başkanı’nın ziyaret, davet karşılama, ağırlama, uğurlama, açılış, milli ve dini bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri vs. önemli günlerde düzenlenen organizasyonlarda protokol ve tören işlerini düzenlemek, yürütmek, Belediye Başkanı’nın iştirak etmesini temin etmek, Belediye Başkanı’nın iştirak edemediği program, tören v.s başkan adına protokol gereklerini yerine getirmek
  • Belediye Başkanı’nın ziyaretlerine gelen yurtiçi ve yurtdışı konukların en iyi şekilde karşılanması, ağırlanması ve uğurlanmasını temin etmek.
  • Belediye Başkanı’nın görüşme ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
  • Belediye Başkanı’nın diğer kuruluşlarla ve vatandaşlarla ilişkilerini koordine etmek, gelen randevu talepleri doğrultusunda Belediye Başkanı ile görüşmelerini temin etmek.
  • Başkanlık makamı randevularını planlamak, toplantılarını ayarlamak, toplantı gün ve saatlerini ilgili birimlere bildirmek,
  • Başkanı’nın talimatlarını ilgili birimlere ulaştırmak, takip ederek sonuçlandırılmasını sağlamak.
  • Belediye Meclisi, Belediye Encümeni, Belediye’de hizmet veren Müdürlüklerin kendi aralarında ve bu Müdürlüklerle Başkanlık Makamı arasındaki işbirliği ve koordinasyonu temin etmek.
  • Çağdaş belediyecilik anlayışı ile vatandaşlara en iyi hizmeti verebilmek amacıyla; vatandaşlar, kurum ve kuruluşlar tarafından yazılı, sözlü veya e-posta ile Başkanlık Makamına intikal ettirilen talep ve şikâyetlerin çözümü için, ilgili birimlere sorunları aktararak sonuçlarını takip etmek, sonuçları hakkında ilgililere bilgi vermek.
  • Belediye Başkanı’nın günlük, haftalık, aylık programlarını hazırlayarak takip etmek.
  • Belediye Başkanı tarafından verilecek diğer görevleri yerine getirmek. 

Teşkilat Şeması

Hizmet Standartları

 

 Sıra No

 

Hizmetin Adı

 Başvuruda İstenen Bilgiler  

Hizmetin Tamamlanma
 Süresi( En Geç )

  1

 

Evrak kaydı

Her türlü Gelen Giden Evrak

     10 dk.

  2

Kurum İçi ve Dışarıdan

Dilekçeler

Kişilerin ve yazılı dilekçeleri varsa ekleri

 

      10 dk.

 

  3

Belediye Başkanına ziyaret, kutlama, istek ve şikayet için gelen vatandaşların görüşmelerinin intizam içinde sağlanması

 

 

İstek ve Şikayetler göre varsa bilgi ve

belgeler

       1 saat

 4

Makama gelen evrakların başkana imzalattıktan sonra ilgili birimlere dağıtılması

Servisler veya vatandaşın ilgili belgeleri

       1 saat    

          

Dokümanlar